La révolution numérique a été un vecteur puissant de transformation de la société comme des pratiques en entreprise. Elle s’est accompagnée de potentialités nouvelles concernant les activités économiques, les formes de communication ainsi que la conservation, la sauvegarde et l’archivage des documents, données et informations. Selon la loi n°79-18 datant du 3 janvier 1979, sont considérés comme des archives les documents datés, ayant des matérialisations diverses. Ces documents peuvent émaner d’une entité étatique, entrepreneuriale ou en provenance d’un particulier. L’ensemble des actions, activités et réalisations peuvent entrer dans le champ de la définition juridique des archives.

Si cette loi a été abrogée, elle a été remplacée par le Code du Patrimoine en 2004. Le livre II du Code du Patrimoine fait notamment mention des Archives, avec leurs définitions et leurs champs d’applications possibles. Néanmoins, cette définition de l’archive n’aborde pas certaines questions essentielles de l’archivage. En effet, le terme de « document » peut apparaître comme trop restrictif dans un monde numérisé où les données ont, chaque jour, davantage de valeur. Par ailleurs, l’évocation d’un support matériel dans cette définition peut, de fait, écarter les documents électroniques.

Ainsi, l’archivage des documents, du fait des évolutions technologiques et de l’inadaptation du cadre législatif, se retrouve confronté à plusieurs enjeux fondamentaux.

L’enjeu patrimonial de l’archivage

L’archivage électronique est un modèle qui se généralise du côté des administrations et des collectivités territoriales, et ce, pour plusieurs raisons :

  • La multiplication des règlements, normes, obligations légales oblige les acteurs publics a davantage de transversalités. Ils doivent agir et travailler sur plusieurs échelles, croiser les domaines de compétences et in fine, doivent détenir un point de vue global sur l’action menée. L’archivage permet, tout à la fois, de prendre connaissance de ce qui a été réalisé par son administration et les parties prenantes, mais aussi de rendre compte de l’action sur ces mêmes bases.
  • La décentralisation politique et administrative, en France, est un mouvement qui date des années 80. Cependant, avec l’ère numérique, il n’est pas envisageable que chaque commune, département ou région dispose de son propre logiciel de stockage et d’archivage de données. L’appel à des sociétés d’archivage électronique est fréquent et permet d’avoir un outil mutualisé pour l’ensemble de ces administrations.
  • La protection juridique des données et des informations générées par une collectivité représente également une raison de l’archivage électronique. La perte de certains documents pourrait handicaper gravement l’activité d’une administration.

Les exigences en matière d’archivage

Si l’archivage électronique permet d’assurer l’intégrité et la pérennité des documents d’une entreprise, d’une administration ou d’un organisme, il convient également de prendre en compte la protection des données de l’entité. Cela suppose une organisation rigoureuse pour éviter, par exemple, que des documents sensibles soient à la disposition de l’ensemble des salariés. La gestion optimale des archives se traduit par la méthodologie du Records Management. Il s’agit d’un processus de gestion documentaire où les fonctions essentielles de cette mission sont précisées. Ainsi, une entreprise avisée doit pouvoir répondre à plusieurs objectifs déterminants si elle souhaite disposer d’un archivage électronique sécurisé et optimisé.

En premier lieu, il convient de disposer de l’ensemble des connaissances juridiques et obligations légales pour anticiper les risques éventuels. Les documents n’ont pas tous la même valeur ou la même importance, leur hiérarchisation apparaît comme primordiale. En second lieu, l’entreprise doit effectuer un suivi et une gestion serrée des documents, données et informations archivés durant leur cycle d’utilité. Il s’agit d’identifier les documents pouvant avoir un usage immédiat, voire quotidien, et ceux qui sont nécessaires lors de contrôles. En troisième, l’entreprise doit définir la manière dont l’arborescence de l’archivage va se construire. À cette fin, les dirigeants de l’entreprise doivent étudier les possibilités nombreuses en matière de logiciels et de solutions numériques d’archivage. Ce travail apparaît comme intense pour des néophytes et peut engager un certain volume d’heures de travail.

Enfin, l’entreprise doit fixer les compétences et les personnes reponsables de l’archivage pour l’ajout et la destruction de documents, la transmission de certains documents à des organismes extérieurs, la vérification des doublons ou des erreurs d’archivage. En définitive, l’archivage électronique peut être réalisé en interne par l’entreprise elle-même, mais présuppose une organisation rigoureuse et solide pour éviter de perdre la main sur des documents sensibles et/ou des données ayant une forte valeur pour la réalisation de l’activité.

Dans ce nouveau contexte et face à cette complexité, les entreprises externalisent, de plus en plus, la pratique de l’archivage électronique en la confiant à des professionnels du secteur.

Cette externalisation génère plusieurs effets positifs pour l’entreprise, notamment :

  • Une véritable solution de protection puisque cela permet de conserver des documents sensibles durant la totalité de leur durée légale d’archivage – certains documents ayant une durée précise de conservation et d’autres non.
  • Le stockage, le traitement et le suivi des documents internes d’une entreprise et/ou d’un organisme peuvent devenir excessivement chronophages. Dans ce cadre, l’externalisation de ces missions auprès de professionnels permet aux entrepreneurs de se concentrer sur le cœur de leur activité.

L’archivage permet puisqu’elle offre un accès optimisé aux documents pour les salariés et collaborateurs d’une entreprise. Cela facilite l’exercice des missions et accélère la diffusion des informations au sein de l’entreprise.

Il convient également de noter que les prestataires assurant ces missions d’archivage proposent des logiciels SaaS (Software As A Service). Ce terme signifie que le client dispose d’un accès à un service qui est régulièrement mis à jour et qui peut être personnalisé et développé en fonction de ses besoins et/ou de ses obligations. Un rapport de confiance s’établit alors entre l’entreprise et le prestataire qui assure l’archivage.

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