En entrant dans l’ère de la numérisation, les entreprises ont actuellement tendance à appliquer ce qu’on appelle la dématérialisation des documents. Par conséquent, elles remplacent tout ce qui est document physique par des documents électroniques afin de concrétiser la politique du zéro papier.
Pourtant, cela ne signifie pas pour autant que l’envoi classique des courriers ne se fait plus. Au contraire, de nombreuses entreprises gardent encore cette ancienne méthode de transmission d’informations pour des raisons plus sensées.
Pourquoi les entreprises préfèrent encore envoyer des courriers ?
L’envoi des courriers en version papier à une adresse exacte ou à des prospects constitue toujours un meilleur support en marketing, car les consommateurs apprécient réellement qu’on leur accorde une attention particulière. De plus, par rapport aux courriers électroniques ou aux emails qui sont envoyés via des canaux de communication sur internet, c’est-à-dire via les messageries électroniques ou via les réseaux sociaux, les courriers physiques semblent être plus sincères et plus sérieux.
Sinon, l’autre avantage des courriers également est aussi le fait de pouvoir les personnaliser. Justement, il ne s’agit pas uniquement d’envoyer les mêmes contenus à tous les destinataires. Du moment que l’entreprise connaît le client en question, elle peut lui envoyer des remises, des coupons de réduction, des catalogues, des lettres personnalisées avec de belles images ou encore des bons de commande. C’est ce qui va donc faire appel à la créativité des expéditeurs, car ils peuvent choisir chaque élément des courriers en fonction des destinataires, notamment : le type de papier, le format et la couleur de l’enveloppe, le type et l’image des timbres, les couleurs de l’impression et aussi le langage utilisé dans les publicités.
Enfin, l’envoi des courriers est également considéré comme une arme commerciale efficace, car il joue un rôle très important sur la fidélisation des clients. Effectivement, le fait de communiquer directement des courriers peut réellement booster les ventes et développer plus rapidement les activités de l’entreprise. Mais en même temps, cette stratégie peut aussi aider les entreprises à inciter leurs clients à revenir dans leurs boutiques de temps en temps. Et plus elles arrivent à vendre des produits ou des services, plus elles se rapprochent de leurs objectifs, tels que : le lancement de la marque, une meilleure visibilité de l’entreprise, une meilleur chiffre d’affaires, l’élargissement des espaces ou des activités de l’entreprise…
Comment gérer l’envoi des campagnes marketing par courrier ?
Traditionnellement, les courriers sont aussi connus sous le nom de mailing postal, car il s’agit en général de documents en papier qui sont transmis aux destinataires par la poste. Toutefois, il y a lieu de préciser qu’il existe de nos jours des prestataires externes, c’est-à-dire des entreprises spécialisées qui offrent des services d’impression et de courrier et qui sont chargées de gérer l’envoi de tous les courriers sortants des entreprises. Pour donner un exemple précis à ce sujet, il y a lieu de citer Francecourrier qui est un expert en routage courrier. L’idéal est donc de faire appel à ces prestataires externes afin de pouvoir les confier toutes les tâches d’impression et d’envoi de courrier.
Par ailleurs, les services offerts sont en général des services de qualité qui assurent un envoi sans erreurs. Ici, on sous-entend par le mot « erreur » toute confusion d’adresse, de contenu, d’enveloppe ou d’heure d’envoi. Ensuite, les informations qui sont affichées dans les lettres sont gardées confidentielles, car le prestataire est censé ne pas les avoir lus.
En outre donc, le prestataire ne s’occupe que de l’impression, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de l’envoi des courriers. Puis, il est tenu de gérer ses tâches surtout s’il s’agit de tâches urgentes ou d’une grosse commande. Par la même occasion, il doit également prévoir d’autres alternatives en cas de pannes ou de coupure de courant.
Les avantages de l’envoi des courriers par un prestataire externe
Les entreprises peuvent bénéficier de plusieurs avantages si elles choisissent d’externaliser les services d’impression et de courriers. En effet, elles n’ont besoin ni de coursiers ni d’un responsable des impressions. Ensuite, elles ne sont pas obligées d’investir sur des appareils sophistiqués d’impression ou encore sur des papiers vélins et sur des encres, car c’est le prestataire qui va jouer le rôle de leur fournisseur.
Pour aller encore plus loin, les entreprises peuvent aussi gagner en termes de temps et de productivité, car leurs employés ne doivent pas consacrer du temps pour imprimer, pour trier, pour mettre dans une enveloppe, pour coller des timbres et pour écrire des adresses de destination. De plus, il y a lieu de rappeler que ces tâches ne sont pas à faire pour juste une fois. Elles se répètent tous les jours et à une quantité importante. Ce qui pourrait donc prendre quelques heures par jour et réduire la productivité de l’entreprise. Il en va de même pour l’usure des imprimantes, car à force de les utiliser plusieurs fois quotidiennement, même si les entreprises optent pour des appareils haut de gamme et très résistants, la longévité de ces derniers ne dépasse pas les cinq ans.
Pour terminer, l’externalisation de ces services permet aussi aux entreprises de suivre et de contrôler en temps réels les différents envois. Effectivement, le prestataire laisse toujours une trace de ses services afin que ses collaborateurs puissent faire des vérifications et des contrôles. De surcroît, toutes ses interventions sont bien détaillées pour que leur collaboration soit basée sur la confiance et sur l’honnêteté. Sans parler du fait qu’il peut s’occuper de tout type de courriers, que ce soit : des courriers marketing, des courriers industriels, des courriers clients ou encore des courriers commerciaux.
