le vote désigne la manière par laquelle les membres d’une assemblée ou d’un corps sont appelés à exprimer leur choix afin de prendre des décisions importantes dans certaines situations bien définies. Il doit respecter des règles précises et les processus peuvent varier en fonction des circonstances et du choix fait par les membres de l’assemblée. Qui peut alors voter en assemblée ? Comment le vote se déroule-t-il et quels en sont les conséquences ? De manière générale, comment se passe le vote dans une assemblée générale ?
Mode du scrutin et droit de vote
L’assemblée générale est un organe obligatoire doté de compétences légales. Pour ce qui est du mode de scrutin, le vote en assemblée générale peut se faire à bulletin secret ou à main levée. Le mode de scrutin est en effet défini par les statuts. Exceptés les points qui n’en nécessitent pas, tous les points figurant à l’ordre du jour doivent faire l’objet d’un vote. On demande aux membres de se prononcer, pour, contre, ou par abstention.En ce qui concerne certains cas critiques tels que les élections ou les révocations, le bulletin peut être secret. En cas d’usage de bulletins de vote, ces derniers doivent être conservés sous enveloppe dans le dossier des documents originaux de la réunion. Ces bulletins sont conservés pour une durée d’un an. Par ailleurs, on peut voter en présentiel ou prendre des dispositions pour un vote électronique assemblée générale.
Sauf indication contraire ; tous les membres de l’assemblée générale reçoivent une convocation pour participer au vote. Certaines conditions telles que l’ancienneté peuvent néanmoins être parfois requis par les statuts. Dans ce cas, seuls les membres remplissant ces exigences sont autorisés.
Les conséquences du vote et le procès-verbal
La demande de vote peut être formulée par toute personne en désaccord avec une décision imminente de l’assemblée.
Une majorité est prévue par les statuts. Lorsque cette dernière est atteinte, la décision est considérée comme adoptée. En fonction de l’importance des décisions soumises, on peut distinguer plusieurs types de majorité.
- Majorité simple ou relative : quel que soit le nombre de voix exprimées, la décision est adoptée lorsque le nombre de votes favorables dépasse le nombre de votes défavorables.
- Majorité absolue : la majorité absolue n’est obtenue que si la proposition obtient au moins la moitié des voix plus une
- Majorité qualifiée : il est nécessaire ici d’obtenir les deux tiers ou les trois quarts des suffrages. En général, on y a recouru au cours des assemblées générales extraordinaires décidant de modifications voire de dissolution.
- Vote à l’unanimité : il confère à n’importe quel membre de l’assemblée un droit de véto lui permettant de s’opposer à l’adoption d’une décision, empêchant ainsi que celle-ci soit adoptée.
Il existe un nombre minimum de membres dont la présence est requise pour que l’assemblée générale puisse prendre une décision valable : c’est le quorum. L’adoption de n’importe quelle décision est subordonnée à l’atteinte du quorum. La définition du quorum relève de la compétence de l’assemblée mais il s’agit en général de la moitié plus un des membres.
Le procès-verbal est la relation officielle écrite de ce qui a été dit ou fait dans une assemblée. Rédigé d’un point de vue impartial, il est précis, clair et contient le rapport fidèle et objectif des idées émises par les membres ainsi que la distinction claire de chaque étape de la rencontre. Il constitue une mémoire écrite et peut être consulté au fil du temps par toute personne intéressée.
Compétences de l’assemblée générale
L’assemblée générale possède des pouvoirs qui lui sont exclusivement reconnus. Ces domaines de compétence sont entre autres :
- les modifications statutaires
- l’approbation des comptes et budgets
- la nomination et la révocation des administrateurs
- l’admission et l’exclusion de membres effectifs
- l’admission des membres adhérents
Elle intervient également pour :
- définir les priorités stratégiques
- approuver le plan de travail annuel
- adopter les plans de travail
- évaluer le travail accompli
- créer des groupes de travail
- adopter et modifier des règlements d’ordre intérieur.
Une préparation efficace est donc requise avant le déroulement du vote en assemblée générale. Pour cela il faut nécessairement disposer d’informations fiables et actualisées. il s’agit de:
- la liste et l’adresse complète des membres de l’assemblée ainsi que leurs contacts
- les dates indiquant la durée des mandats des membres ainsi que leur statut
- les règlements, politiques ou directives sur le rôle, la composition et le mandat de l’assemblée
- les procès-verbaux et résolutions recueillies durant quelques années précédentes
Afin d’évaluer l’atteinte ou non du quorum, les membres sont invités à annoncer à l’avance leur absence.
