La rédaction d’un compte rendu concis et compréhensible repose sur la manière dont les informations sont fournies et disposées. Élaboré suite à une assemblée générale ou une réunion, le compte rendu est relativement obligatoire au sein d’une entreprise ou d’un organisme. Il fait suite à « l’ordre du jour » abordé au cours d’une réunion et doit être transmis à chaque collaborateur concerné. Pour le réussir, il y a des règles à respecter.
Compte rendu de réunion : qu’est-ce que c’est ?
Un compte rendu de réunion est une trace écrite contenant tous les points et informations abordés au cours d’une réunion d’ordre professionnelle. Il reporte les sujets et les activités abordés en équipe afin que ces derniers puissent être transformés en de véritables actions. Autrement dit, ce document consigne tout ce qui a été dit et décidé lors d’un échange entre plusieurs collaborateurs.
Il y a plusieurs intérêts à rédiger un PV de réunion, briefing ou réunion avec ses collègues. Ainsi, ce document aide à :
- fournir un résumé fidèle des échanges réalisés
- conserver une trace de toutes les idées retenues pour éviter les mauvaises interprétations et les oublis
- fixer des objectifs clairs et précis
- informer le reste de l’équipe concernant les points abordés lors de la réunion
- préparer la prochaine réunion à partir des décisions prises sur la précédente
Un compte rendu de réunion est purement informatif. Il doit obligatoirement retracer le déroulement de la réunion sans plus ni moins et sans omission.
Les mentions obligatoires dans un compte rendu
Pour qu’un compte rendu de réunion soit utilisable ou exploitable, il doit contenir les informations suivantes :
- le nom de l’entreprise
- le lieu et la date de la réunion
- la liste des collaborateurs présents lors de la réunion ainsi que leur fonction respective
- l’ordre du jour et les sujets liés à cela
- les responsabilités de chaque participant et les décisions prises
- l’identité du rédacteur
- la date de la prochaine assemblée ou réunion
Pour que le contenu du document soit digne d’un support administratif, il doit être bien structuré. L’élaboration d’une introduction, d’un développement et d’une conclusion est fortement recommandée.
Les points clefs pour la rédaction du document
Pour un PV de réunion bien rédigé, il faut avant tout prendre note de la réunion sur un autre document servant de modèle. Afin de ne rien oublier, il est également possible d’enregistrer chaque discussion à l’aide d’un dictaphone, un téléphone ou autre appareil qui le permet. Pour gagner en rapidité, il est également possible de prendre toutes ces notes directement sur un ordinateur.
Idéalement, la rédaction d’un compte rendu de réunion doit se faire après une réunion tant que la mémoire est encore fraîche. Pour gagner en efficacité au moment de l’écriture, il est conseillé de créer un modèle standard utilisable lors de chaque réunion. Cette trame fait gagner du temps et facilite également la prise de notes. Dans le cas d’une réunion régulière, il est même possible de pré-remplir la trame avec toutes les informations qui restent inchangées. Par exemple, le nom de l’entreprise et le lieu ainsi que la date de la réunion peuvent être indiqués à l’avance.
