L’idée d’abandonner le contrôle physique de vos employés par le biais du travail à distance peut être un challenge pour de nombreux chefs d’entreprise. Cependant, l’augmentation des coûts des locaux, des équipements, des services publics et des transports rend l’idée du travail à distance très attrayante pour de nombreux dirigeants de petites et moyennes entreprises, ainsi que pour leurs employés.
Les avantages sont évidents. Outre les économies réalisées, les employeurs peuvent désormais rechercher leurs talents plus loin. Ils ne sont plus limités à la situation géographique pour trouver le candidat idéal pour un poste. Grâce aux technologies de communication avancées, la distance physique n’a plus d’importance. Un employé potentiel peut se trouver dans un autre département, voire dans un autre pays, et la communication serait aussi simple qu’une conversation de bureau. Et si vous avez besoin de les rencontrer de temps en temps ou pour organiser une soirée de fin d’années par exemple, vous pouvez choisir le site le plus pratique pour tous et trouver des locaux à la journée. Il est, par exemple, très facile de trouver une salle de réunion à Paris à louer à la journée. De nombreux employeurs externalisent déjà régulièrement certaines tâches à des fournisseurs tiers depuis un certain temps.
L’idée du travail à distance n’est pas non plus nouvelle pour les employés. De nombreuses entreprises autorisent déjà, voire exigent de certains employés qu’ils travaillent une partie du temps en dehors du bureau. C’est particulièrement vrai pour les emplois sur le terrain et les tâches dépendant d’un ordinateur. Certains des meilleurs talents dans différents domaines ont déjà renoncé à faire la navette pour travailler en free-lance, depuis leur maison, sur des projets et s’en sortent très bien. Offrez-leur un salaire suffisamment élevé et la plupart d’entre eux seraient prêts à abandonner le monde du travail en free-lance pour un revenu régulier. Cependant, il est indéniable que le travail à distance est très différent du travail en entreprise. L’absence d’interaction en face à face peut affecter de nombreux aspects du recrutement, de la gestion d’une entreprise et de la gestion de projets, à tel point que les méthodes traditionnelles ne s’appliquent plus.
Évaluez les emplois
Avant de vous lancer dans le monde du travail à distance, vous devez d’abord déterminer quelles sont les tâches qui s’y prêtent. En effet, toutes les tâches ne peuvent pas être effectuées à distance. Tout le monde ne peut pas non plus devenir un nomade numérique. Si vous tenez une boulangerie, par exemple, il est évident que vos boulangers doivent être sur place. Dressez une liste de toutes les tâches que vous devez effectuer pour votre entreprise et identifiez celles que vous pouvez déléguer en toute sécurité à un travailleur à distance.
Organisez-vous
Maintenant que vous avez dressé la liste des employés souhaités, il est temps de choisir comment les trouver et les embaucher. La plupart des travailleurs à distance utilisent des sites d’emploi en ligne. Vous devez également trouver un outil de collaboration qui servira de base à vos communications avec les employés à distance. Vous pouvez envisager des plateformes populaires telles que Trello ou Basecamp pour organiser, déléguer et suivre les tâches et les projets. Cependant, il existe un grand nombre d’outils de collaboration ; ne vous précipitez pas pour vous inscrire au service que tout le monde utilise. Prenez le temps d’en tester plusieurs à l’aide des versions d’essai gratuites et choisissez celui avec lequel vous vous sentez le plus à l’aise.
Établissez un flux de travail
L’intérêt d’établir un flux de travail est de vous libérer pour les tâches essentielles et d’éviter les pièges de la microgestion. Lorsque vos employés ne sont pas là, les employeurs de télétravailleurs ont tendance à passer trop de temps à se préoccuper des petits détails. Les gens ne se conformeront pas toujours à vos idées sur la manière dont le travail devrait être accompli, et c’est particulièrement vrai si vous employez des personnes originaires d’autres pays. Il peut y avoir des différences culturelles qui n’ont pas d’impact sur la qualité du travail, mais qui peuvent affecter la manière dont il est effectué.
Au lieu de vous concentrer sur la manière dont le travail est effectué, concentrez-vous sur le travail lui-même. Fixez des objectifs clairs, un délai dans lequel chacun doit être accompli et une personne spécifique responsable de la réalisation de chaque objectif et de chaque délai.
Établissez une hiérarchie
En tant qu’employeur, vos décisions sont définitives. Toutefois, comme dans toute organisation commerciale, vous devez établir une hiérarchie afin que vos employés sachent où se rendre lorsqu’ils ont besoin de consulter quelqu’un au sujet du travail ou pour résoudre des problèmes. Tous les problèmes liés à la paie, par exemple, iront à votre gestionnaire de paie ou à votre comptable, et toutes les demandes de congés annuels ou de congés de maladie iront à votre assistant virtuel. Lorsque le problème est lié au travail, vous devriez confier leur traitement à un gestionnaire de projet.
Désignez des outils de communication
Ce n’est pas parce que vous avez des travailleurs à distance et des gestionnaires de projet que vous devez vous couper complètement d’eux. Les gens sont des créatures sociales et ont besoin de se sentir connectés. Faites en sorte d’établir des canaux de communication avec eux afin de développer un lien humain avec eux. Ne limitez pas ces échanges à des échanges strictement professionnels. Une salutation amicale ou une vidéo de chat amusante partagée de temps à autre peut contribuer à remonter le moral des employés.
