D’une importance fiscale et juridique, le siège social d’une entreprise apparaît partout sur les documents de l’entreprise : factures, fiches de paies, papier en tête… Disposer d’une adresse physique s’avère donc indispensable pour une entreprise. C’est aussi un excellent moyen d’instaurer une image professionnelle et prestigieuse. La domiciliation d’entreprise est également requise pour toutes les formalités d’enregistrement de la société. Il s’agit le plus souvent d’une domiciliation commerciale.
Son principe
Parmi les différents types de domiciliation mis à la disposition des entreprises et entrepreneurs, la domiciliation commerciale est privilégiée. Concrètement, il s’agit de domicilier le siège social dans un centre d’affaire ou une entreprise spécialisée. L’entreprise dispose ainsi d’une adresse de prestige et de locaux adaptés pour accueillir la clientèle et tenir des réunions professionnelles.
La société doit alors s’adresser à une entreprise spécialisée dans cette activité en procédant à des recherches sur internet ou en consultant l’annuaire de domiciliation, afin de trouver une solution répondant à ses besoins et attentes. Autrement dit, le domicilié s’installe dans des locaux professionnels occupés en commun par différentes boîtes.
Un contrat est donc signé avec l’entreprise domiciliataire, soit l’entreprise qui héberge proprement dit la société à la recherche d’une domiciliation commerciale pour son siège social. Conformément à la loi en vigueur, le contrat de domiciliation écrit doit mentionner la durée de l’hébergement. Cette durée est renouvelable par tacite reconduction – avec pour durée minimale de trois mois – sauf préavis de résiliation.
Le contrat présente également les conditions de la domiciliation commerciale, soit les obligations que doivent remplir respectivement les deux parties. Il s’agit entre autres d’obligations administratives et légales comme informer le greffier du tribunal en cas d’expiration ou de résiliation du contrat, voire la cessation de l’hébergement du côté de l’entreprise de domiciliation. L’entreprise cliente s’engage pour sa part d’utiliser exclusivement les locaux en tant que siège social, succursale, agence ou représentation du siège social implanté à l’étranger.
Un choix stratégique
Pour une entreprise ayant recours à la domiciliation commerciale, il s’agit avant tout d’une approche stratégique. En effet, cette option offre de nombreux avantages à l’entreprise domiciliée, notamment en renvoyant une certaine image de marque vis-à-vis de la clientèle. Renvoyer une image professionnelle et de prestige s’avère effectivement indispensable pour les entreprises, aussi bien pour rassurer les organismes financiers que pour disposer de lieux appropriés pour recevoir les clients ou les partenaires.
Parmi les différents avantages de la domiciliation commerciale professionnels peuvent être cités :
- La crédibilité de l’entreprise en optant pour une adresse prestigieuse dans un centre d’affaire située dans une grande ville.
- L’accès à de nombreuses prestations complémentaires comme un service de secrétariat, d’accueil, un standard téléphonique… réduisant considérablement les besoins d’embaucher.
- La réduction des charges incompressibles dans la mesure où les coûts de domiciliation sont modulables et les frais engagés sont proportionnels au besoin aux mètres carrés du local. Ceci représente une importante économie à moyen et long terme, notamment dans le cas d’un entrepreneur n’ayant pas besoin de bureaux dans l’immédiat.
- La protection de la vie privée de l’entrepreneur en évitant de divulguer son adresse personnelle, notamment en cas de litige avec un client, car effectivement l’adresse de l’entreprise apparaît sur tous les documents administratifs de l’entreprise.
- L’exonération d’un bail commercial ainsi que des charges d’un local.
