Solution pratique et économique qui permet d’assurer sans interruption la satisfaction des clients, l’externalisation de l’accueil téléphonique est de plus en plus prisée par les entreprises et les professions libérales. Conséquence directe, on assiste à une démultiplication des centres d’appel, ce qui rend désormais difficile le choix d’une permanence téléphonique. Comment faire pour ne pas se tromper? Voici les critères essentiels sur lesquels vous appuyer pour sélectionner le prestataire auquel confier la gestion de vos appels téléphoniques.
La localisation géographique
Contrairement à ce qu’on pourrait penser la localisation géographique est un point important à prendre en considération dans le choix d’une permanence téléphonique, les centres qui proposent ce service ne sont pas uniquement basés en France.
Si être situé dans un autre pays et voir un autre continent n’est pas forcément synonyme de mauvaise qualité de service, il peut être plus judicieux de préférer un prestataire situé sur le territoire national ou plus proche encore dans votre région, notamment dans le cas où vous avez en plus besoin d’une domiciliation commerciale pour vos courriers.
La qualité de service
La qualité de service est un autre critère clé à prendre en compte dans le choix d’un centre d’appels. N’hésitez pas à cet effet à passer un ou plusieurs prestataires au crible d’un test avant de vous décider. Vous pourrez ainsi évaluer le matériel de travail utilisé et l’acoustique.
Ces derniers sont essentiels pour éviter que clients et partenaires ne perçoivent des bruits qui vont leur permettre de deviner qu’ils ne sont pas en relation direct avec un standard d’entreprise. Ce test est aussi l’occasion d’être fixé sur l’accueil et le professionnalisme du personnel qui doit pouvoir répondre de manière correcte en toute circonstance.
L’expérience du prestataire
Deux principaux éléments permettent de déterminer l’expérience d’un centre de permanence téléphonique. Le premier est sa capacité à mettre en place une procédure de travail en amont qui correspond à vos besoins et à votre activité. De la sorte chaque information communiquée ou enregistrée le sera avec précision.
Le second est ses références. Bien que de nombreuses entreprises préfèrent taire le fait qu’elles externalisent leur secrétariat téléphonique, il en existe dont la dénomination pourra vous être communiquée sans aucune difficulté afin que vous puissiez avoir un retour d’expérience objectif.
Les tarifs de la prestation
Les tarifs des services de permanence téléphonique sont variables d’une entreprise à une autre. Toutefois il ne faut pas forcément privilégier l’enseigne qui pratique les prix les plus bas pour réaliser des économies, ces dernières ayant parfois des frais cachés qui ne sont dévoilés qu’après engagement et n’offrant pas de garantie quant à la qualité de service.
La facturation peut être faite au message transmis ou à l’appel reçu. Quelque soit le mode retenue, un centre d’appel qui dressera une facture en tenant compte du nombre de messages ou d’appels effectivement reçu est à préférer à un autre qui fixe ses tarifs à un forfait qu’il n’est pas possible de recalibrer chaque mois.
Choisir sa permanence téléphonique n’est pas quelque chose d’anodin. En tenant compte de vos besoins et de ces critères vous aurez de meilleures chances d’être satisfait et de profiter de tous les avantages de cette formule sans les inconvénients. Pour plus d’informations à ce sujet rendez-vous sur cette page.
