Des règles sont généralement établies par l’état dans le but de régulariser et de normaliser les procédures dans divers domaines de fonction. Que l’on ait le statut de petite, moyenne ou grande entreprise, on est tenu de formuler des factures qui respectent les exigences fiscales.
A cet effet, il existe diverses formations pour assurer la bonne maîtrise d’énonciation qui peut se montrer complexe si on n’est pas assez vigilant. Cependant, les TPE peuvent recourir à une méthode plus simple qui consiste à télécharger en ligne des modèles de factures pour leur permettre de fabriquer les leurs en toute conformité.
Le modèle de facture Excel proposé par apprendreexcel.fr est facile à utiliser et accessible à tous.
Comment établir une facture conforme
Il est important de savoir quelles sont les informations requises pour la création d’une facture. Suivant la nature et le statut de votre entreprise, il peut s’avérer nécessaire de rajouter certains renseignements, toujours est-il que les éléments de base sont les mêmes chez tout le monde.
Pour ce faire, on peut procéder comme suit :
Identifiez-vous :
- nom et adresse puis désignation commerciale
- indiquer son numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoires des Entreprises, voir sur https://www.sirene.fr/sirene/public/accueil)
- définir le numéro d’immatriculation et la ville où vous avez été immatriculé si vous êtes registre du commerce et des sociétés, dans le cas contraire préciser la mention « dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés et au répertoire des métiers ».
Identifiez votre client :
- nom
- adresse
- forme juridique
- numéro de TVA
Précision de la date d’émission de facture
En principe elle doit concorder avec le jour où la vente ou le service a eu lieu en impliquant les deux parties.
Spécifier le numéro de facture
Il faut absolument s’assurer que les factures soient toujours bien numérotées suivant un ordre chronologique, ceci évite de compliquer la tâche en cas de vérification. La formule classique propose « facture N°… » ou alors « Avoir N°… » le cas échéant.
Citer le produit ou la prestation
Il s’agit ici de nommer ligne par ligne les produits vendus en précisant : la quantité, le prix unitaire, la référence, l’intitulé et le prix total pour chaque ligne. Les réductions de prix doivent également être signalées par ligne.
Indiquer le prix total à payer
Il convient d’indiquer clairement le montant total à payer au final, vous devez prendre la peine de révéler la franchise de la TVA. En général, les TPE ne facturent pas de TVA (http://www.expert-comptable-tpe.fr/posts/view/tva-facture-acomptes-regle-a-appliquer), dans ce cas il faut préciser en notant l’expression : « TVA non applicable, art. 293B du CGI » .
Autres indications obligatoires
- la date de livraison : il faut préciser la date de livraison de la prestation ou des produits surtout si elle est différente de la date d’émission de la facture
- la date limite de paiement : il importe de désigner de manière claire et nette la date limite de paiement. Le standard suggère « paiement comptant à réception de la facture »
- pénalité de retard : vous devez indiquer le taux de paiement que vous exigez en cas de retard dans le paiement, si vous omettez cette information, c’est le taux légal en vigueur qui devra être appliqué
- condition d’escompte : révélez le taux de réductions que vous pratiquez en cas de paiement anticipé, il faudra également le souligner si vous n’en proposez pas en ajoutant « pas d’escompte pour règlement anticipé ».
Par ailleurs, précisons qu’il est tout à fait recommandé de produire deux exemplaires de factures étant donné que vous devez fournir les preuves de vos différentes transactions monétaires en cas de contrôle. Que l’on choisisse d’imprimer des factures sur papier ou de les envoyer par support informatique, celles-ci doivent être conservées de manière rigoureuse.
