Lorsque l’on travaille en entreprise, on a parfois l’impression de passer le plus clair de son temps en réunion. Et cela, aux dépens des tâches qui nous sont confiées et que nous devons accomplir quotidiennement. Cela est d’autant plus frustrant lorsqu’on a le sentiment que les discussions s’écartent de notre domaine de compétences ou du sujet pour lequel on était présent. Le risque est d’être moins attentif et, par conséquent, de retirer peu de choses de la réunion. D’où l’importance de se procurer un bon compte-rendu. Et cela ne s’invente pas, certains en sont spécialistes comme compte-rendu.fr par exemple.
Le fond
Un bon compte-rendu est une synthèse factuelle et objective qui retranscrit les idées essentielles d’une intervention, de façon chronologique, sans ajouts, omissions ni jugements de valeur. Il doit avoir plusieurs qualités.
- Etre bien structuré
Les éléments se succèdent de la manière suivante :
En premier, les objectifs de la réunion sont clairement énoncés afin que l’on sache vite de quoi on traite. Cela peut être l’ordre du jour de la réunion en première page.
En deuxième, les noms et les responsabilités des participants à la réunion doivent être cités. On peut également mentionner les invités qui n’ont pu être présents.
En troisième, le déroulement de la réunion est exposé. Il est possible de reprendre le plan utilisé par l’organisateur de la réunion.
En quatrième arrive la partie la plus importante : le résumé qui expose de la façon la plus fidèle possible ce qui s’est dit.
Enfin, en cinquième, les décisions prises au cours de la réunion et les actions à mener sont récapitulées.
- Etre compréhensible par tous
Pour que la rédaction soit optimale, il est important de partir du principe que les profils des lecteurs sont de tous types : les parties prenantes de la réunion, mais également les absents, des salariés d’un autre service, des successeurs qui peuvent demander à y accéder plusieurs semaines ou mois après.
La forme
- Une langue parfaitement maîtrisée
Le rédacteur doit faire preuve d’une grammaire et d’une orthographe irréprochables, et soigner la syntaxe afin de permettre une lecture fluide et rapide.
- Les points importants mis en exergue
Les informations doivent être hiérarchisées. Sans lire l’intégralité du texte, le lecteur doit pouvoir, d’un coup d’œil, comprendre les points importants de la réunion et trouver la partie qui l’intéresse.
- Les détails soignés
Les abréviations sont réécrites en entier ou expliquées afin de faciliter la compréhension pour le lecteur ; les tournures orales sont supprimées si elles n’apportent rien au discours.
Conseils pour rédiger un bon compte-rendu
La façon de procéder la plus efficace consiste à le rédiger « à chaud », dès l’issue de la réunion. Ainsi, toute déperdition d’information est évitée et le document n’en sera que plus riche.
Il est également pertinent d’y joindre les documents annexes utiles à la compréhension du sujet et les supports visuels utilisés au cours de la réunion.
Les astuces sont nombreuses, mais n’oubliez pas que la condition préalable à tout bon compte-rendu est une bonne prise de notes.
